المثلث الذهبي لإدارة الوقت

هنالك طريقة سهلة جداً لإدارة الوقت تعتمد على ثلاث أركان رئيسية. وهي التركيز أولاً على أهم المهام والواجبات التي ينبغي عليك أداؤها في وقت محدود. وعليه فلابد من استخدام ذلك الوقت بفعالية شديدة. وأيضاً لا مناص من تنفيذ هذه المهام فعلياً بدلاً عن الحديث عنها أو التفكير فيها.

 

قم بالأشياء الصحيحة أولاً

ربما كان أهم ركن في هذا المثلث هو القيام بالأشياء الصحيحة أولاً. فإنه من السهل أن تفقد التركيز وتعاني من التشويش وبذل الجهد والوقت في معالجة أشياء قد تكون عاجلة لكنها غير ضرورية. فنقطة الارتكاز هنا هي التركيز على الأشياء المهمة وعدم إهدار الوقت المحدود أصلاً في أي شيء آخر. وكما تقول قاعدة ال80/20 والمعروفة أيضاً بمبدأ باريتو، فإن ما نسبته 20% من شيء ما مسؤولة عن 80% من النتائج. فعلى سبيل المثال 20% من المنتجات ستحتوي على 80% من الأخطاء. وبدراسة هذه القاعدة وإجادة استخدامها سنحقق فعالية أكبر في إدارة الوقت ومختلف مناحي الحياة.

 

التنحي جانباً في الوقت المناسب

سيكون بإمكانك توفير الكثير من الوقت بمعرفة متى تتدخل ومتى تحجم عن ذلك حال واجه أحد الموظفين مشكلة ما. فعلى المدراء أن يتركوا الفرصة للموظفين لارتكاب الأخطاء والتعلم منها. فبذلك يتسنى لنا تدريبهم وتوجيههم، فالتجربة العملية هي أفضل معلم على الإطلاق. وعليه فالمدير الناجح سوف يحجم عن التدخل، ويقاوم النزعة إلى أن يتولى زمام الأمور في كل مرة يواجه فيها موظف تحدياً ما.

وإن كانت الحالة الوحيدة التي لا تستطيع أن تمنع نفسك عن المشاركة هي حالة الموظف ذو الشخصية الصعبة. فهنالك الكثير من المدراء يناضلون لإدارة الموظفين ممن يصعب مراسهم. وقد يغريك الأمر بالبقاء بعيداً عنهم على أمل أن تحل المسألة من تلقاء نفسها. فهي لن تحل. وهذه الأنواع من المهام سوف تستغرق وقتاً أقل إن ناقشتها في الحال بدلاً عن الانتظار حتى تتعقد وإمضا وقت أطول في محاولة معالجتها.

 

الاستغلال الأمثل للوقت

حتى عندما تكون متقناً لفنون العمل على المهام الأكثر أهمية، فهذا لا يغنيك عن استغلال وقتك بفعالية إن كنت تريد إنجاز كل تلك المهام المنوطة بك.

فتعدد المهام في الحقيقة لا يمثل حلاً ممتازاً في هذا الوضع. وقد تحول معظم مشجعي تعدد المهام في الوقت الواحد إلى متبنين لمقاربة تقسيم المهام الكبيرة القليلة إلى مهام أصغر كثيرة. وبهذه الطريقة يمكن الكثير من العمل في وقت وجيز جداً.

 

إنجاز العمل في وقته

ومن جهة أخرى نجد أن كثير من الناس يحاولون استخدام قوائم المهام للمساعدة في إدارة الوقت، ولكن دائماً ما تقصر ساعات اليوم عن تنفيذ كل تلك القائمة، ولذلك تم تقليل عدد بنود هذه القائمة وذلك بإدراج المهام التي يشكل تنفيذها في ذلك اليوم تحديداً أولويةً قصوى. ثم تأتي بعد ذلك الأشياء التي تليها في الأهمية. وهي مقاربة مهمة وناجحة دون شك حال تم استخدامها بشكل صحيح، خاصة مراعاة عدم تكديس المهام في اليوم الواحد، وتقسيمها على عدد من الأيام إن كانت كثيرة جداً ولم يكن انجازها هدفاً قابلاً للتحقيق بشكل عملي.