كيف تتجنب مشاكل الثقة والخلافات في فرق العمل عن بعد؟
عبر العقدين الماضيين ظهرت فكرة العمل عن بعد وتوسعت بشكل تدريجي لتشمل ملايين الموظفين حول العالم، حيث أن العديد من المهام والأعمال باتت قابلة للأداء من المنزل بالاستعانة بحاسوب واتصال بالشبكة الخاصة بالشركة، وخلال عام 2020 تغير كل شيء عندما أرغم الملايين على الانتقال إلى العمل عن بعد وباتت العديد من الشركات بحاجة لتطوير نفسها لتتيح العمل عن بعد وتتمكن من الاستمرار في ظل وباء كوفيد-19.
الآن بات من الواضح أن الكثير من الشركات والموظفين الذين انتقلوا للعمل عن بعد لن يعودوا للعمل التقليدي حقاً، وسيكون العمل عن بعد جزءاً على الأقل من المستقبل. وهنا من المهم تناول المشاكل التي تتعرض لها فرق العمل عن بعد وبالأخص قادة الفرق، وأهم هذه المشاكل ربما هي موضوع الثقة.
على عكس العمل التقليدي حيث الموظفون قريبون ومن الممكن ملاحظة سلوك الموظفين وأدائهم بشكل دائم، فالعمل عن بعد لا يوفر بيئة مساعدة على الثقة بالضرورة، وفي حالات الفرق التي لم يسبق أن تقابلت أصلاً فمشكلة الثقة أكبر حتى. لذا وفي هذا الموضوع سنقدم أفضل الحلول المساعدة على زيادة الثقة في العمل عن بعد واستخدام التقنية لذلك.
الاجتماعات الدورية ضرورية ولو لم تكن للعمل بالضرورة
“البعيد عن العين بعيد عن القلب” ليست مجرد مثل فقط، بل أنها واقع عام وقلة التواصل بين الموظفين وأفراد الفرق تعني أن الثقة ستنخفض بشكل كبير سواء بين الإدارة والموظفين أو بين الموظفين نفسهم حتى. وبينما هذا الأمر ليس مشكلة في أماكن العمل التقليدية، فمن السهل أن تنقطع سبل التواصل لأي فريق عمل عن بعد وبالتالي تنخفض الثقة إلى حدود خطرة تعيق التعاون.
من الممكن تجاوز هذه المشكلة باستخدام التقنيات الحديثة بسهولة في الواقع: موعد دوري (قد يكون أسبوعياً أو شهرياً) يجتمع فيه جميع أفراد الفريق ويفضل أن يكون اجتماعاً مرئياً ليرى الجميع وجوه البقية مما يعزز الثقة أكثر ويعزز الروابط والصداقات ضمن الفريق.
هذه الاجتماعات لا تحتاج لأن تكون متعلقة بالعمل بالضرورة، بل من الأفضل ترك مجال أكبر للأحاديث المعتادة والقصيرة ونقاش بعض المواضيع بين أعضاء الفريق، حيث تجعل هذه النقاشات الأعضاء أقرب من بعضهم البعض وأكثر ميلاً للتعاون معاً في المستقبل.
استخدم منصات التعاون لمراقبة تقدم العمل وتجنب الإدارة التفصيلية
من السهل لرؤساء الفرق أن ينجروا خلف الشكوك المستمرة بأفراد الفرق عندما يكون العمل يتم بشكل بعيد، وهنا من السهل أن يتحول الأمر إلى الإدارة التفصيلية (Micromanagement) التي تجعل الجميع متوتراً وتخفض من الإنتاجية وتقتل أي ثقة موجودة بين أعضاء الفريق أو بين الفريق والإدارة. لكن بالطبع فالحل ليس عكس الأمر وترك الأمور دون أي إدارة أو توجيه مما قد يفتح المجال لتقاعس بعض الموظفين وينتج مجموعة خاصة به من المشاكل.
الحل المتوسط والأفضل هنا هو اعتماد منصة تعاون وربما منصات تتبع مهام أيضاً لإبقاء كل شيء منظماً قدر الإمكان وجعل عملية تتبع الأداء تتم بطريقة آلية دون الحاجة للمراقبة اللصيقة للموظفين، وبهذا الشكل من الممكن إلغاء احتمال التكاسل وتأخر الموظفين عن أداء المهام، لكن وبنفس الوقت الحفاظ على حالة الفريق مستقرة مع ثقة بين الأفراد.
ضع أهدافاً مشتركة لزيادة التعاون
بدلاً من توزيع المهام بشكل فردي، فمن المفيد جعل المهام جماعية أكثر عبر وضع كل مهمة لموظفين أو أكثر معاً وبنفس الوقت. بهذه الطريقة يتم تعزيز عمل الفريق أكثر عبر جعل الموظفين مرغمين فعلياً على التعامل مع بعضهم وتعزيز علاقتهم معاً.
بالإضافة إلى تعزيز التواصل وبالنتيجة الثقة بين الموظفين، فهذه الطريقة من وضع الأهداف والمشاريع تفيد بجعل احتمال التقاعس أدنى بشكل كبير، حيث سيكون من الصعب التأخر بالعمل أو إنجازه بشكل سيء عندما يكون هناك أفراد آخرون يعملون على نفس الهدف معاً.
مواضيع قد تهمك:
- كيف تتجنب التسلية وتضييع الوقت عند العمل من المنزل أو العمل عن بعد
- العمل عن بعد عام 2021 أرقام وإحصائيات
- أكبر المشاكل التي تواجه فرق العمل والشركات عند العمل عن بعد
- أكبر المشاكل التي تواجه الموظفين عند العمل عن بعد وكيف يمكن تذليلها؟
اجعل المديح علنياً والذم سرياً
هذه القاعدة مفيدة لمختلف إدارة الفرق سواء كانت فرقاً تقليدية أم تعمل عن بعد، والفكرة هنا هي أن المديح العلني يرفع معنويات الفريق ويجعل الموظفين الآخرين أكثر طموحاً للعمل بجد أكثر للحصول على مديح مشابه لاحقاً. بالمقابل من الضروري إبقاء الانتقادات سرية وبين رئيس الفريق والأعضاء المنتقدين حصراً، حيث أن النقد العلني يسبب التوتر العام لأفراد الفريق كمان أنه ضار جداً بالمعنويات وبالأخص لمتلقي الانتقاد والذين سيجدون نفسهم في حالة تزيل ثقتهم بالفريق والإدارة بشكل عام.
